Тіркелу   Забыли пароль?


Айтхожина Ж. Использование и хранение архивных материалов на различных носителях архивистами Государственного архива Северо-Казахстанской области.




Использование и хранение архивных материалов

на различных носителях архивистами

Государственного архива Северо-Казахстанской области

 

Айтхожина Ж.,

специалист Государственного архива

Северо-Казахстанской области

 

 

            Основной целью архивов  является удовлетворение потребностей общества в информации, содержащейся в архивных документах и сохранение архивов как национальной ценности, памяти народа. История  Северо-Казахстанского государственного архива ведет начало с 1923 года на основании Постановления Акмолгубисполкома от 18 октября 1923 года в Петропавловске было организовано Акмолинское губернское архивное бюро «для собирания, хранения, использования в научно-исторических, агитационно-пропагандистских и справочных целях документов, отложившихся в учреждениях, организациях и предприятиях». Эта дата вошла в историю края рождением архивной службы. Первыми документами, поступившими на хранение в госархив стали материалы деятельности губернских организаций и учреждений, образовавших фонды местных органов власти, административного управления и контроля, военных учреждений, суда и прокуратуры.

            Госархив стал комплектоваться документами как действующих, так и ликвидированных учреждений. По состоянию  на 01.12.2007 общий объем документов областного государственного архива составляет 293.600 единиц хранения, объединенный в 823 фондах. Неотъемлемой  частью документальных богатств госархива являются книжные и газетные фонды научно-справочной библиотеки архива. В государственном архиве имеются местные газеты : « Мир труда» (1921-1925), « Бостандық туы» (1924-1927),

« Знамя труда» (1926) и др. Для ориентирования в огромном количестве документов, быстрого нахождения нужной информации был создан в 2005 году  «Справочник по фондам  Северо-Казахстанского государственного архива».Справочник состоит из 2 частей.

1 ЧАСТЬ

Первый раздел включает:

- фонды местных органов госудасртвеной власти , управления и контроля, воинских частей, юстиции,судов,прокуратур.

2 Раздел:

-фонды местных органов управления хозяйством и экономикой пройзводственных предприятии

3 Раздел:

-фонды учреждении и организации образования,науки,культуры,СМИ, здравоохранения, труда и социального обеспечения

4 Раздел:

- добровольные и общественные организации,физкультура и спорт

5  Раздел:

-личные фонды и коллекции документов

 

2 ЧАСТЬ

1 Раздел:

-фонды местных партийных органов

2 Раздел:

-фонды партийных фракций,ячеек, первичные партийные организации

3 Раздел:

-комитеты комсомола

4 Раздел:

-личные фонды

5 Раздел:

-общественные организации

6 Раздел:

- профсоюзы, советы областвного совета профсоюзов

Ежегодно выпускается «Календарь знаменательных дат»- указатель памятных и юбилейных событии. В госархив приняты метрических книги областного отдела ЗАГС на старославянском и арабском языках с 1886 года.

            В структуре госархива  4 отдела:

1. Отдел учета, обеспечения сохранности документов

2.Отдел использования и публикации документов

3. Отдел формирования НАФ, контроля за ведомствами и комплектования документов

4. Отдел учета партийных фондов

            В списке источников комплектования Северо-Казахстанского государственного архива 223 организации и 81 потенциальных источников комплектования. По сравнению с 2004 годом список источников увеличился на 54 организации или на 32 %. Списки постоянно дополняются, меняются в связи с ликвидацией, реорганизацией учреждений, организации. Работа с негосударственными структурами строится на основе договора о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела. Общее количество договоров, заключенных с негосударственными организациями о сотрудничестве в области документирования, управления документацией и архивного дела – 48. Помещения для хранения документов имеют 111 организации, штатных работников -29.

            В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» ведется разъяснительная работа с руководителями организаций о выделении архивных комнат под хранение документов, заключении договоров о сотрудничестве в области архивного дела с негосударственными организациями. Регулярно проводятся семинары по вопросам документирования и сохранности документов. Сотрудниками государственного архива постоянно оказывается практическая, методическая, консультативная помощь организациям в составлении номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, научно-технической обработке документов и передаче их на государственное хранение. Проводятся семинары-совещания   обучающего характера  по вопросам документирования и управления документацией, организации ведомственного хранения, где пригашаются делопроизводители  со всей области (Департамент образования СКО, Институт усовершенствования и переподготовки педагогических кадров, Департамент здравоохранения СКО и др.) так же проводятся отраслевые семинары т.е. при проведении семинара в Управлении физической культуры пригашаются все детско-юношеские  спортивные школы. С  2002 года отдел комплектования документов объединен с отделом контроля за ведомствами. Штатная численность составляла до 2007 года 5 человек, из них 3 человека занимались научно-технической обработкой документов. В 2007 году, в связи с увеличением списка источников комплектования со 169 до 223, штат увеличился на 1 человека и с 2007 г. научно-технической обработкой занимаются 2 архивиста  высшей категорией с более, чем 30- летним стажем работы, 1 архивист первой категории и 1 архивист без категории. За год проводится научно-техническая обработка документов 20-25 организации в объеме 5000 дел постоянного хранения и по личному составу. Ежегодно проводится  обработка научно-технической документации в объеме 500 дел. На протяжении нескольких лет проводилась обработка документов ликвидированного Петропавловского отдела  «Восточно-Казахстанского государственного института инженерных изыскании   «ВостокГИИЗ»  и в 1-квартале 2008 года будут приняты на госхранение топографические и изыскательские документы в объеме 2228 единиц хранения. Крайне сложным остается положение с упорядочением и передачей на государственное хранение  НТД, относящиеся к государственной части НАФ РК, но хранящиеся в негосударственных структурах. Организации, изменившие форму собственности, рассматривают НТД как свою собственность и используют ее как основу для современных разработок, приносящих определенный доход. ( ТОО «Севгражданпроект»,  Северо-казахстанское государственное предприятие ГосНПЦзем ).Также ежегодно 8-10 организаций, имеющие штатных работников ведомственного архива  проводят научно-техническую обработку документов собственными силами. В 2007 году ими было упорядочено 569 дел постоянного хранения и 218 дел по личному составу. В связи с передачей документов районов области районным архивам проведением реконструкции хранилища на 3-ем этаже основного здания облгосархива, мы имеем возможность принимать документы на госхранение не только с истекшим сроком ведомственного хранения, но и досрочно. Поэтому в основном мы стараемся  принимать документы сразу после научно-технической обработки, тем самым не допуская накопления в организациях  документов с  истекшим сроком хранения. Неупорядоченные документы с истекшим сроков хранения находятся в основном в тех организациях, которые игнорируют наши требования по проведению обработки, ссылаясь на отсутствие денежных средств. В 2007 году мы старались упорядочить документы тех организаций, в которых обработка не проводилась в течении длительного времени. Например:

1.Филиал РГП «Казавиамет» авиационная метеорологическая станция гражданская Петропавловск (1990-2002 )

2. ГУ «СКО территориальный управление  лесного и охотничьего хозяйства Комитета лесного и охотничьего хозяйства МСХ РК»   (1992-2002)

3. ГККП «Областная филармония» (1986-2003)

4.ГККП  « Областной театр им.Н.Погодина»  (1994-2003 )

            Сотрудниками архива были разработаны:

-Примерные номенклатуры дел для аппаратов акимов сельских округов, средних и спортивных школ, нотариальных контор и др.;

- Общие требования к составлению номенклатуры дел;

            Оказывается помощь в разработке индивидуальных номенклатур дел, положении о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, рецензируются инструкции по делопроизводству, согласуются фирменные бланки. Организации обеспечены необходимой нормативно-методической базой  по вопросам документационного обеспечения управления и временного ведомственного хранения. В организациях, не имеющих штатных сотрудников архива добиваемся назначения ответственного за архив приказами, включаем в номенклатуру дел акты приема-передачи  документов при смене специалистов, при проведения поверок проверяем наличие вышеуказанных актов на местах. Все эти действия направлены на обеспечение сохранности документов

            Коллектив Северо-Казахстанского государственного архива впредь будет проводить работу по контролю за правильным ведением делопроизводства, обеспечению сохранности документов на стадии ведомственного хранения  и их отбору  для передачи на госхранение.